Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

1. Angaben zum Verantwortlichen
1.1 Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Partnerschaft mit Trogir e. V.
Baldhamer Straße 68
85591 Vaterstetten

1.2 Gesetzlicher Vertreter
Michael Baier, 1. Vorsitzender
Baldhamer Straße 68
85591 Vaterstetten
Tel. +49 8106 3973549
Fax: +49 8106 301444
E-Mail: Kontaktformular

1.3 operativ verantwortlicher Ansprechpartner
Michael Baier, 1. Vorsitzender
Baldhamer Straße 68
85591 Vaterstetten
Tel. +49 8106 3973549
Fax: +49 8106 301444
E-Mail: Kontaktformular

1.4 Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

2. Grundsätzliche Angaben zur Verarbeitung
2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:

2.2 verantwortlicher Ansprechpartner
Michael Baier, 1. Vorsitzender
Baldhamer Straße 68
85591 Vaterstetten
Tel. +49 8106 3973549
Fax: +49 8106 301444
E-Mail: Kontaktformular

3. Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen DSGVO
3.1 Zweckbestimmung
zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
- Nachweisführung der Teilnahme an Veranstaltungen, insbesondere Reisen, 
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Institutionen zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Vereinsversicherung des Deutschen Ehrenamtes

zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
- Daten über das Besucherverhalten (Herkunft, Verweildauer, aufgerufene Seiten, Wanderungsverlauf über die Homepage) werden im Rahmen von Google Analytics in anonymisierter Form erhoben und dienen ausschließlich der Optimierung des Internetauftrittes. 
- Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO

3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag

zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen

3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO
Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.

4. Erhebung der Daten
4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen
Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Mitglieder des Vereins
  • Interessenten an einer Mitgliedschaft
  • Lieferanten des Vereins
  • Mitarbeiter übergeordneter Institutionen sowie öffentlicher Einrichtungen
  • Besucher des Internetauftrittes
4.2 Art der gespeicherten Daten
  • Abrechnungsdaten
  • Adressdaten
  • Bankverbindungsdaten, ggf. Kreditkartendaten
  • Geburtsdatum
  • IT-Nutzungsdaten/Log Daten/Protokolldateien
  • IP-Adresse
  • Interessen/Präferenzen
  • Kontaktdaten
  • Name/Vorname/Anrede/Titel
  • Qualifikationsdaten
  • relevante körperliche Beeinträchtigungen
  • Standortdaten
  • Vertragsdaten
  • Vertragsstammdaten
  • Zahlungsdaten
4.3 Herkunft der Daten
IP-Nutzungsdaten, IP-Adressen und damit verbundene Standortdaten werden vom Hoster erhoben, alle anderen Daten werden vom Betroffenen erhoben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
5.1 Interne Empfänger
  • Mitgliederverwaltung
  • Buchhaltung
5.2 Externe Empfänger und Dritte
  • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Gemeinde- und Kreisverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).
  • Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
  • Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.
  • Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)

6. Zugriffsberechtigte Personen
6.1 zugriffsberechtigte Personen
  • Vorstandsmitglieder
  • Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung
  • Verantwortlicher für Buchhaltung
  • Verantwortlicher für IT-Sicherheit
6.2 Berechtigungskonzept
  • Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten.
  • Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).
  • Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).
  • Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die im Rahmen der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Reichweitenermittlung der Homepage erhobenen Daten von Besuchern.


7. Auftragsverarbeitung als Auftraggeber

  • Mitgliederdatenverwaltung
  • Vereinsinterner E-Mail-Verkehr
  • Zahlungsverkehr
  • Buchhaltung


  • Auftragsverarbeiter

    Auftragsbereich

    Verarbeitungsvertrag

    Eignung

    Standort

    Strato AG
    Pascalstraße 10 
    10587 Berlin

    • Protokoll der Internetzugriffe (IT-Sicherheit)
    • Vereinsinterner E-Mail-Verkehr
    • Hoster für geschlossenen Benutzerbereich der Homepage
    • Online-Datenspeicher

    ADV-Vertrag nach BDSG

    zertifiziert nach ISO 27001

    Deutschland

    Netxp GmbH
    Mühlstraße 4
    84332 Hebertsfelden 
    • Vereinsinterner E-Mail-Verkehr
    • Buchhaltung
    • Zahlungsverkehr

     

    ADV-Vertrag nach BDSG

    zertifiziert nach ISO 27001

    Deutschland


     
    8. Datenübermittlung nach Kroatien / internationale Organisationen
    8.1 Übermittlung personenbezogener Daten

    Die Übermittlung personenbezogener Daten nach Kroatien an unseren Partnerverein Udruga Prijateljstva Trogira i Vaterstettena UPGTIV findet ausschließlich nach schriftlicher Einwilligung des Betroffenen statt.

    8.2 Drittstaaten / internationale Organisationen
    Drittstaaten sind Länder außerhalb der EU / des EWR. Zu Drittstaaten bestehen gegenwärtig keine Verbindungen des Vereins, die eine weitergehende Prüfung erforderlich machen.

    9. Regelfristen für die Löschung von Daten
    9.1 Speicherdauer

    Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

    Löschung nach 10 Jahren:
    - Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen. 
    - Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden

    Löschung nach 6 Jahren:
    - Geschäftsbriefe und E-Mails

    Löschung nach 3 Jahren:
    - Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

    Daten, die nicht unter die vostehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Angaben zu Allergien oder körperlichen Beeinträchtigungen, Größenangaben für Vereinsbekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Listen.

    9.2 technische Beschreibung der Datenlöschung
    Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
    - Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht. 
    - einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
    - E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
    - Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
    - manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.

    10. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)
    10.1 Allgemeine Beschreibung

    Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS).

    Der Zugriffsschutz für die Datenbank zur Mitgliederverwaltung wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet.

    Die Sicherheit der Verbindung zur öffentlichen Homepage wird durch ein SSL-Zertifikat hergestellt.

    Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

    Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

    10.2 verbleibendes Risiko
    Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme (Stichwort Symantec SSL-Gate).

    Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen:

    • Anwesenheitspflicht für Erziehungsberechtigte bei allen Veranstaltungen mit minderjährigen Vereinsmitgliedern. Damit kann auf die Erfassung einer Notfall-Telefonnummer sowie von Angaben zu relevanten körperlichen Beeinträchtigungen verzichtet werden.
    • Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge und Reisekosten.
    • Erfassung von Teilnehmern an Veranstaltungen ausschließlich in Papierform.
    • Mitgliederverwaltung durch ein System von Karteikarten
    • Anschaffung eines Tresors entsprechender Sicherheitsstufe oder Anmietung eines Schließfaches für die karteikartengeführte Mitgliederverwaltung.
    • Anschaffung eines Aktenvernichters auf Vereinskosten.

    Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letzlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte. In der Folge wäre als sicherste Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten die Auflösung des Vereins zu empfehlen.

    11. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten
    Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.

    12. Prüfung durch den Vereinsvorstand
    Dieses Verzeichnis ist am 26.04.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.

    © Quellenangabe und Weiterverwendung
    Dieses Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wurde erstellt unter Verwendung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten des SFV Feuerblume e. V. und individuell angepasst.

    "Nismo samo partneri, nismo samo prijatelji, mi smo obitelj - Wir sind nicht nur Partner, wir sind nicht nur Freunde, wir sind eine Familie."